Extrait n°6 : Voici les thèmes à aborder avec le responsable du lieu réception mariage, avant même d’enclencher une visite, mais également lorsque vous serez sur place.
Le lieu de réception de votre mariage est un élément important de cette magnifique journée. C’est l’endroit où tous vos invités vont se regrouper pour fêter votre mariage. C’est même le 1er poste à définir, le 1er poste dans lequel vous allez devoir vous projeter, avant de poursuivre avec les autres prestataires.
Cet article est le sixième extrait d’une série intitulée #covm – comment organiser votre mariage, dans laquelle j’aborde de manière pratique et chronologique un maximum de points concernant l’organisation de votre mariage, afin que celui-ci soit réussi.
C’est également la suite de l’article : Critères pour choisir le lieu de la réception – #0063.
Les thèmes / questions à aborder avec le responsable du lieu réception mariage.
La disponibilité et l’exclusivité
⇒ La disponibilité
La recherche du lieu réception mariage est une démarche qui demande beaucoup de temps. Que de visites avant de trouver l’endroit de vos rêves ! Je vous conseille de commencer le plus tôt possible car les lieux les plus exceptionnels sont retenus un an, voire 2 ans à l’avance.
⇒ L’exclusivité
On n’y pense pas toujours, mais certains lieux de réception disposent de plusieurs salles, et accueillent donc plusieurs mariages à la fois. Faites donc très attention si au sein de l’espace choisi, plusieurs mariages ont lieu en même temps que le vôtre. Il est très important que vous vous renseigniez à propos de l’organisation des lieux – la mise à disposition de chambres et du jardin – ceci afin d’éviter les déconvenues.
L’espace accordé
⇒ Limites et espace privé
Dans le cas où vous partagez le même lieu avec d’autres réceptions, assurez-vous d’avoir fixé ces limites au préalable afin de bénéficier d’une intimité adéquate.
⇒ La capacité d’accueil
Restez cohérent et honnête. Ne réservez pas un lieu d’une capacité d’accueil de 200 personnes, si vous prévoyez d’inviter 350 personnes au vin d’honneur.
Dans l’autre sens, de nombreux lieux imposent un minimum de couverts, et n’acceptent pas les mariages très intimes. Si vous craquez pour un lieu, mais vous n’avez pas assez d’invités, ne procédez surtout pas à des invitations supplémentaires uniquement pour remplir l’espace.
Votre lieu doit s’adapter à votre mariage, et non l’inverse.
Enfin, il est également important de se renseigner sur les pratiques du lieu face à un désistement : certains ne compte pas la part d’un invité absent alors n’hésitez pas à demander avant de faire face au problème.
⇒ La configuration
Un mariage n’empêche pas le mauvais temps ce jour-là ! S’il ne fait pas beau, vous faites quoi ?
Pour chaque moment de votre mariage, pensez à un plan B. Et un plan B qui vous satisfait autant que le plan A !
Si une cérémonie laïque a lieu dans les jardins, qui va disposer les chaises ? Faut-il investir sur une petite maintenance qui s’occupera de cela ? A faire le jour J, et pas la veille, pour des raisons météorologiques.
Les horaires
⇒ Les horaires de mise à disposition et de départ
Quand est-ce que vos invités peuvent arriver sur le lieu ?
Mais également quand doivent-ils libérer les chambres ? Même si un brunch est organisé le dimanche, les lieux demandent à ce que les chambres soient libérées avant 11h – midi.
⇒ La limite horaire de fin de soirée
Soyez vigilant sur cet horaire, au-delà duquel la musique doit s’interrompre. Généralement 4h du matin. D’autres lieux ne donnent aucune limite
Les équipements
⇒ Le matériel / mobilier mis à disposition
Il peut plaire – ou ne pas plaire – mais il a le mérite d’être là !
⇒ Les offices traiteur et les équipements
Tout ce qui concerne la cuisine et les dépendances.
Est-ce que le traiteur va disposer de tout l’équipement nécessaire à la réalisation de son travail ? Des frigos ? Le dressage d’assiettes ? Des compteurs électriques pour brancher les étuves ? Ou doit-il venir avec son propre équipement ? Y a-t-il suffisamment d’ampérage pour le DJ ? etc …
Les lieux ont l’habitude de fournir ce type d’informations – utiles pour le traiteur – mais n’oubliez pas de demander ces infos techniques si ce n’est pas le cas. Soyez vigilant.
Tellement de lieux s’improvisent lieu de réception que vous n’êtes pas à l’abri d’une mauvaise surprise qui va gâcher votre soirée.
⇒ Un limiteur de son sur le Dance-floor
Certains lieux sont équipés d’un limiteur de son. Il s’agit d’un petit boitier qui est placé dans la salle. Il mesure le niveau des décibels (db). Au-delà d’un certain seuil, il se déclenche une 1ère fois. Au 3ème avertissement, le courant est coupé. Impossible de relancer l’électricité. Vous rentrez chez vous !!!
De toute façon, il n’est pas nécessaire de faire péter les décibels pour passer une bonne soirée.
Des prestataires imposés ?
C’est une question qui fâche, et qui fait peur à tous les mariés. Oui, les lieux de réceptions sont de plus en plus nombreux à imposer leurs prestataires. Les mariés ne doivent surtout pas se braquer tout de suite. Il y a forcément une raison – plus ou moins cachée -. Il est bon d’en discuter avec le responsable du lieu.
Le cas le plus courant : le lieu de réception va imposer – ou recommander très fortement – 4 ou 5 traiteurs (avec des budgets différents). Il vous accordera la location uniquement si vous passez avec l’un de ces traiteurs.
Pourquoi ?
Il a probablement eu des expériences malheureuses avec d’autres traiteurs de la région. Par exemple, des cuisines rendues dans un très mauvais état. Ou alors un service en salle qui n’était pas extraordinaire, et qui ne correspondait pas au standing de l’établissement.
Comment savoir si le lieu de réception est sérieux ?
En général, lors de votre visite, vous devriez le sentir assez facilement… Ne serait-ce que par l’accueil du propriétaire, vous allez vite vous faire une idée. Si vous ne sentez pas le feeling passé, il n’y a rien à négocier. Il existe plein d’autres lieux fait pour vous. Ne perdez pas votre temps.
Des coûts supplémentaires ?
Renseignez-vous sur les coûts supplémentaires, qui viendraient en plus du lieu de réception… Par exemples, il peut s’agir d’un service d’entretien ménager qui facilitera le grand nettoyage, des frais de gardiennage pour le parking de voitures… Sachez que la législation française impose un maître-nageur si le lieu de réception met une piscine à votre disposition… Peut-être faut-il prévoir un vestiaire, surtout dans les lieux plus citadins…
⇒ Sécurité et parking
Vous voulez éviter l’intrusion d’un invité indésirable ? Est-ce que le lieu dispose de son propre personnel de sécurité ? ou d’un dispositif qui limiterait l’intrusion d’inconnus. Consultez également les services de secours disponibles sur place ou la possibilité de les obtenir rapidement, ainsi que l’accès aux centres qui assurent la sécurité dans tous les domaines (hôpitaux, postes de police, pompier…).
Ensuite, assurez-vous qu’il y ait suffisamment d’espace pour garer les voitures et les bus responsables du transfert des invités. En cas de manque d’espace, pensez à un plan B pour éviter le désordre lors de l’arrivée des convives.
⇒ Des commodités pour les enfants ?
Il y a toujours des enfants à un mariage. Y a t-il une salle pour les faire manger à part… un dortoir pour les faire dormir ? L’inconfort des enfants peut très vite devenir un casse-tête pour leurs parents et gâcher une partie de leur soirée.
Suite à certains fait-divers récents, veillez également à ce que les enfants soient bien protégés à l’intérieur de l’enceinte, et qu’ils ne soient pas tentés de s’égarer à l’extérieur des installations.
Cet article est désormais terminé. Il vous a certainement permis d’en apprendre un peu plus sur comment bien choisir le lieu de la réception, et plus généralement sur l’organisation d’un mariage réussi. N’hésitez pas à aimer et partager cet article. Parlez en autour de vous, cela fait toujours plaisir !
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